Privacy Policy

Last updated: 21 October 2026

This policy is available in English and Bahasa Malaysia. If the versions differ, the English version applies.

NexPhace Sdn. Bhd. (Registration No. 202601038352 (1700447-P)) ("NexPhace", "we", "us") runs an AI-powered influencer marketing platform for brands, agencies and influencers. This policy explains how we handle personal data under Malaysia's Personal Data Protection Act 2010 and other laws that apply. We do not sell personal data.

Who this policy covers. It covers everyone whose personal data we handle: people at brands; people at agencies and the client brands they work for; influencers, including influencers who have not yet joined, and people who manage influencers with their permission; and website visitors.

1. Personal data we collect

Information you give us. Name, contact details, company details, account and billing information, messages and files you send, and details you provide for campaigns or work, such as payment or delivery details where needed.

Information collected automatically. Device, browser and usage information, sign-in records, and cookies needed to run and secure the platform.

Publicly available information. Public profile information and public content statistics of influencers from social media platforms, used to help brands find suitable influencers. Anyone can ask us to remove their information.

Information from connected services. If you choose to connect a social media or other account, we receive the information you authorise, such as profile details and content statistics.

2. How we use personal data

To provide, maintain and secure the platform and your account.
To help brands find and work with suitable influencers, and to show campaign results.
To communicate with you, including service messages and support.
To process payments and keep business records.
To prevent fraud and misuse, and to meet legal obligations.
To improve our services, mainly using combined or anonymised data.
To send marketing, only where you have agreed. You can unsubscribe at any time.

By type of user: for brands, to plan campaigns and manage work with influencers; for agencies, to run campaigns for each client brand, keeping each client's data separate; for influencers, to receive work invitations, agree terms, deliver content, show their results to the brands they work with, and track payment.

3. Artificial intelligence

We use AI to analyse information, suggest plans and influencers, draft messages and prepare reports. AI tools process data only to provide the services to you. We do not use your personal data to train AI models. AI output may not always be accurate, and actions that commit money or publish content need a person's approval.

4. Our role

For our own accounts, billing, security and influencer discovery, NexPhace decides how personal data is used. When a customer uploads personal data to the platform, such as its team or customer details, we process that data on the customer's behalf and according to its instructions.

5. How we share personal data

With other users, as needed for the work: for example, a brand sees the profile of an influencer it is considering, and only the people who need delivery or payment details for a job can see them.
With service providers that help us run the platform, such as hosting, AI, messaging, email and payment providers. They may use the data only to provide their service to us.
When required by law or to protect rights and safety.
In a business transfer, such as a merger or sale.
With your consent.

6. International transfers

Some of our service providers process data outside Malaysia. When this happens, we take steps required by law, such as contracts and other safeguards, to protect your data.

7. How long we keep data

We keep personal data only as long as needed for the purposes above, or as required by law, for example for tax and accounting records. When you close your account, we delete or anonymise your data within a reasonable time, except where we must keep it by law.

8. Security

We use reasonable technical and organisational measures to protect personal data, including encryption and access controls. No system is completely secure, but we will act promptly and notify you and the authorities where the law requires if a breach happens.

9. Your rights

Subject to the law, you can ask to access or correct your personal data, withdraw consent, stop marketing, or ask us to delete your data. To request help with optional features or linked accounts, contact support@nexphace.com. Where these controls are available in your account settings, you may also use them directly. Service messages about your account will continue while it is open. Email privacy@nexphace.com to make a request; we may first confirm your identity. If you are not satisfied with our answer, you may complain to the Personal Data Protection Commissioner of Malaysia.

10. Third-party sites and services

The platform may link to or connect with other sites and services, such as social media platforms. Their own privacy policies apply, and we are not responsible for their practices.

11. Children

Our platform is not directed at children, and we do not knowingly collect personal data from them. If you believe a child has given us personal data, contact us and we will delete it.

12. Changes to this policy

We may update this policy from time to time. We will change the date at the top, and tell you of important changes by email or in the platform.

13. Contact us

NexPhace Sdn. Bhd. · privacy@nexphace.com

Dasar Privasi

Dikemas kini terakhir: 21 Oktober 2026

NexPhace Sdn. Bhd. (No. Pendaftaran 202601038352 (1700447-P)) ("NexPhace", "kami") mengendalikan platform pemasaran pempengaruh berkuasa AI untuk jenama, agensi dan pempengaruh. Dasar ini menerangkan cara kami mengendalikan data peribadi di bawah Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 Malaysia dan undang-undang lain yang terpakai. Kami tidak menjual data peribadi.

Siapa yang diliputi oleh dasar ini. Dasar ini meliputi semua orang yang data peribadinya kami kendalikan: kakitangan jenama; kakitangan agensi dan jenama pelanggan yang mereka layani; pempengaruh, termasuk pempengaruh yang belum menyertai kami, dan orang yang menguruskan pempengaruh dengan kebenaran mereka; serta pelawat laman web.

1. Data peribadi yang kami kumpul

Maklumat yang anda berikan kepada kami. Nama, butiran hubungan, butiran syarikat, maklumat akaun dan pengebilan, mesej dan fail yang anda hantar, serta butiran yang anda berikan untuk kempen atau kerja, seperti butiran pembayaran atau penghantaran apabila perlu.

Maklumat yang dikumpul secara automatik. Maklumat peranti, pelayar dan penggunaan, rekod log masuk, dan kuki yang diperlukan untuk menjalankan dan melindungi platform.

Maklumat yang tersedia secara awam. Maklumat profil awam dan statistik kandungan awam pempengaruh daripada platform media sosial, yang digunakan untuk membantu jenama mencari pempengaruh yang sesuai. Sesiapa sahaja boleh meminta kami membuang maklumat mereka.

Maklumat daripada perkhidmatan yang disambungkan. Jika anda memilih untuk menyambungkan akaun media sosial atau akaun lain, kami menerima maklumat yang anda benarkan, seperti butiran profil dan statistik kandungan.

2. Cara kami menggunakan data peribadi

Untuk menyediakan, menyelenggara dan melindungi platform serta akaun anda.
Untuk membantu jenama mencari dan bekerjasama dengan pempengaruh yang sesuai, dan untuk menunjukkan keputusan kempen.
Untuk berhubung dengan anda, termasuk mesej perkhidmatan dan sokongan.
Untuk memproses pembayaran dan menyimpan rekod perniagaan.
Untuk mencegah penipuan dan penyalahgunaan, dan untuk memenuhi kewajipan undang-undang.
Untuk menambah baik perkhidmatan kami, terutamanya menggunakan data gabungan atau tanpa nama.
Untuk menghantar pemasaran, hanya jika anda telah bersetuju. Anda boleh berhenti melanggan pada bila-bila masa.

Mengikut jenis pengguna: bagi jenama, untuk merancang kempen dan menguruskan kerja dengan pempengaruh; bagi agensi, untuk menjalankan kempen bagi setiap jenama pelanggan, dengan data setiap pelanggan disimpan berasingan; bagi pempengaruh, untuk menerima jemputan kerja, bersetuju dengan terma, menghantar kandungan, menunjukkan keputusan mereka kepada jenama yang mereka bekerjasama, dan menjejak pembayaran.

3. Kecerdasan buatan

Kami menggunakan AI untuk menganalisis maklumat, mencadangkan pelan dan pempengaruh, mendraf mesej dan menyediakan laporan. Alat AI memproses data hanya untuk menyediakan perkhidmatan kepada anda. Kami tidak menggunakan data peribadi anda untuk melatih model AI. Hasil AI mungkin tidak sentiasa tepat, dan tindakan yang melibatkan wang atau menerbitkan kandungan memerlukan kelulusan seseorang.

4. Peranan kami

Bagi akaun, pengebilan, keselamatan dan pencarian pempengaruh kami sendiri, NexPhace menentukan cara data peribadi digunakan. Apabila pelanggan memuat naik data peribadi ke platform, seperti butiran pasukan atau pelanggannya, kami memproses data itu bagi pihak pelanggan dan mengikut arahannya.

5. Cara kami berkongsi data peribadi

Dengan pengguna lain, seperti yang diperlukan untuk kerja: contohnya, jenama melihat profil pempengaruh yang sedang dipertimbangkannya, dan hanya orang yang memerlukan butiran penghantaran atau pembayaran untuk sesuatu kerja boleh melihatnya.
Dengan pembekal perkhidmatan yang membantu kami menjalankan platform, seperti pembekal pengehosan, AI, pemesejan, e-mel dan pembayaran. Mereka hanya boleh menggunakan data untuk menyediakan perkhidmatan mereka kepada kami.
Apabila dikehendaki oleh undang-undang atau untuk melindungi hak dan keselamatan.
Dalam pemindahan perniagaan, seperti penggabungan atau penjualan.
Dengan persetujuan anda.

6. Pemindahan antarabangsa

Sesetengah pembekal perkhidmatan kami memproses data di luar Malaysia. Apabila ini berlaku, kami mengambil langkah yang dikehendaki oleh undang-undang, seperti kontrak dan perlindungan lain, untuk melindungi data anda.

7. Tempoh kami menyimpan data

Kami menyimpan data peribadi hanya selama yang diperlukan untuk tujuan di atas, atau seperti yang dikehendaki oleh undang-undang, contohnya untuk rekod cukai dan perakaunan. Apabila anda menutup akaun anda, kami memadam atau menjadikan data anda tanpa nama dalam tempoh yang munasabah, kecuali jika kami wajib menyimpannya mengikut undang-undang.

8. Keselamatan

Kami menggunakan langkah teknikal dan organisasi yang munasabah untuk melindungi data peribadi, termasuk penyulitan dan kawalan akses. Tiada sistem yang selamat sepenuhnya, tetapi jika berlaku pelanggaran data, kami akan bertindak segera dan memaklumkan anda serta pihak berkuasa jika dikehendaki oleh undang-undang.

9. Hak anda

Tertakluk kepada undang-undang, anda boleh meminta untuk mengakses atau membetulkan data peribadi anda, menarik balik persetujuan, menghentikan pemasaran, atau meminta kami memadam data anda. Untuk mendapatkan bantuan berkaitan ciri pilihan atau akaun yang dipautkan, hubungi support@nexphace.com. Jika kawalan ini tersedia dalam tetapan akaun anda, anda juga boleh menggunakannya secara langsung. Mesej perkhidmatan tentang akaun anda akan diteruskan selagi akaun itu dibuka. E-mel privacy@nexphace.com untuk membuat permintaan; kami mungkin perlu mengesahkan identiti anda terlebih dahulu. Jika anda tidak berpuas hati dengan jawapan kami, anda boleh membuat aduan kepada Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi Malaysia.

10. Laman dan perkhidmatan pihak ketiga

Platform mungkin memaut atau bersambung dengan laman dan perkhidmatan lain, seperti platform media sosial. Dasar privasi mereka sendiri terpakai, dan kami tidak bertanggungjawab atas amalan mereka.

11. Kanak-kanak

Platform kami tidak ditujukan kepada kanak-kanak, dan kami tidak dengan sengaja mengumpul data peribadi daripada mereka. Jika anda percaya seorang kanak-kanak telah memberikan data peribadi kepada kami, hubungi kami dan kami akan memadamnya.

12. Perubahan pada dasar ini

Kami mungkin mengemas kini dasar ini dari semasa ke semasa. Kami akan menukar tarikh di bahagian atas, dan memaklumkan anda tentang perubahan penting melalui e-mel atau dalam platform.

13. Hubungi kami

NexPhace Sdn. Bhd. · privacy@nexphace.com

User Data Deletion

How to request deletion of your data

For deletion requests, use our dedicated support contact below. These instructions cover personal data held by NexPhace, including data received from Facebook, Instagram or other connected services and publicly available influencer information we hold. You can make a request even if you do not have a NexPhace account.

Email: support@nexphace.com
Subject: NexPhace Data Deletion Request
Arahan dalam Bahasa Melayu

Identify your data. If possible, write from the email address associated with your NexPhace account or previous correspondence with us. Include your registered email address or phone number, if you used one with NexPhace; you do not need to provide both. Add an account name or user ID only if known and needed. For social media data, include the relevant platform and username or public profile URL if needed to locate the information.
Specify the scope. Tell us whether you want to close your NexPhace account and delete its associated personal data, delete data received from a particular connected service, or remove specific information. If you have no account, describe the information you want removed.
Complete verification if needed. Before deletion, we may need to verify that the request relates to you or that you are authorised to act for the person concerned. We will ask only for information reasonably needed to verify and locate the request. We will contact you at the email address from which you sent it if clarification is needed.
Receive the outcome. We will review and process the verified request in accordance with this Privacy Policy and applicable law, and let you know the outcome or any information still needed. Reply to the same email conversation to follow up.

Do not send passwords, one-time verification codes, access tokens, identity card or passport copies, or payment-card details.

Scope and retention. Closing an account may prevent access to services that require it. As explained in Privacy Policy section 7, account closure leads to deletion or anonymisation within a reasonable time, except where retention is required by law, such as for tax or accounting records. If this limits your request, we will explain the limitation where permitted. If we process the data on behalf of a brand, agency or another customer, we may need to coordinate with that customer.

Disconnecting is different from deleting. If you have connected Facebook, Instagram or another service, you can remove NexPhace's access through that platform's app or integration settings, where available. Removing access and deleting previously received data are different actions. To request deletion directly from NexPhace, follow the email steps above. Deleting data held by NexPhace does not delete your third-party account or original content held by that platform.

Pemadaman Data Pengguna

Cara meminta pemadaman data peribadi anda

Untuk permintaan pemadaman, gunakan alamat e-mel sokongan khusus di bawah. Arahan ini meliputi data peribadi yang disimpan oleh NexPhace, termasuk data yang diterima daripada Facebook, Instagram atau perkhidmatan lain yang disambungkan, serta maklumat awam pempengaruh yang kami simpan. Anda boleh membuat permintaan walaupun anda tidak mempunyai akaun NexPhace.

E-mel: support@nexphace.com
Subjek: NexPhace Data Deletion Request

Kenal pasti data anda. Jika boleh, hantar permintaan daripada alamat e-mel yang dikaitkan dengan akaun NexPhace anda atau yang pernah anda gunakan untuk menghubungi kami. Sertakan alamat e-mel berdaftar atau nombor telefon anda, jika anda pernah menggunakannya dengan NexPhace; anda tidak perlu memberikan kedua-duanya. Tambahkan nama akaun atau ID pengguna hanya jika diketahui dan diperlukan. Bagi data media sosial, sertakan platform berkenaan serta nama pengguna atau pautan profil awam jika diperlukan untuk mencari maklumat tersebut.
Nyatakan skop permintaan. Beritahu kami sama ada anda ingin menutup akaun NexPhace dan memadam data peribadi yang berkaitan, memadam data yang diterima daripada perkhidmatan tertentu yang disambungkan, atau membuang maklumat tertentu. Jika anda tidak mempunyai akaun, terangkan maklumat yang ingin anda buang.
Lengkapkan pengesahan jika diperlukan. Sebelum pemadaman, kami mungkin perlu mengesahkan bahawa permintaan itu berkaitan dengan anda atau bahawa anda diberi kuasa untuk bertindak bagi pihak individu berkenaan. Kami hanya akan meminta maklumat yang munasabah dan diperlukan untuk mengesahkan permintaan serta mencari data berkaitan. Jika penjelasan diperlukan, kami akan menghubungi anda melalui alamat e-mel yang anda gunakan untuk menghantar permintaan.
Terima keputusan. Kami akan menyemak dan memproses permintaan yang telah disahkan mengikut Dasar Privasi ini dan undang-undang yang terpakai, serta memaklumkan keputusan atau maklumat tambahan yang masih diperlukan. Balas perbualan e-mel yang sama untuk membuat susulan.

Jangan hantar kata laluan, kod pengesahan sekali guna, token akses, salinan kad pengenalan atau pasport, atau butiran kad pembayaran.

Skop dan penyimpanan data. Penutupan akaun mungkin menyebabkan anda tidak dapat mengakses perkhidmatan yang memerlukan akaun tersebut. Seperti yang diterangkan dalam bahagian 7 Dasar Privasi, selepas akaun ditutup, data peribadi akan dipadam atau dijadikan tanpa nama dalam tempoh yang munasabah, kecuali jika penyimpanan diwajibkan oleh undang-undang, contohnya untuk rekod cukai atau perakaunan. Jika perkara ini mengehadkan permintaan anda, kami akan menerangkan batasan tersebut jika dibenarkan. Jika kami memproses data bagi pihak jenama, agensi atau pelanggan lain, kami mungkin perlu menyelaraskan tindakan dengan pelanggan tersebut.

Memutuskan sambungan berbeza daripada memadam data. Jika anda telah menyambungkan Facebook, Instagram atau perkhidmatan lain, anda boleh membatalkan akses NexPhace melalui tetapan aplikasi atau integrasi platform tersebut, jika tersedia. Membatalkan akses dan memadam data yang telah diterima sebelum ini ialah dua tindakan yang berbeza. Untuk meminta pemadaman secara terus daripada NexPhace, ikuti langkah e-mel di atas. Pemadaman data yang disimpan oleh NexPhace tidak memadam akaun pihak ketiga anda atau kandungan asal yang disimpan oleh platform tersebut.

Back to English instructions / Kembali ke arahan bahasa Inggeris